Consulenza preventiva scritta — Diritto delle Nuove Tecnologie — Documentazione
Quali documenti dobbiamo produrre per essere conformi all'AI Act e al GDPR, e da dove si comincia concretamente?
Cos'è
Per questa materia
Una consulenza preventiva sulla documentazione AI Act e GDPR è un parere scritto su quali documenti, registri e adempimenti sono obbligatori per un'organizzazione che usa o sviluppa sistemi AI — dalla mappatura dei sistemi AI in uso al registro dei trattamenti, dalla documentazione tecnica richiesta dall'AI Act per i sistemi ad alto rischio alle informative e alle clausole contrattuali con fornitori e responsabili del trattamento. Non riguarda la redazione dei documenti specifici per la tua organizzazione — quella è una consulenza personalizzata — ma capire quali adempimenti documentali si applicano alla situazione descritta e in quale ordine di priorità affrontarli.
Perché prima
Un parere preventivo cambia le opzioni disponibili.
Il quadro documentale richiesto da AI Act e GDPR si è ampliato: al registro dei trattamenti GDPR si aggiungono oggi nuovi obblighi AI Act (documentazione tecnica, log automatici, dichiarazioni di conformità per i sistemi ad alto rischio) che molte organizzazioni non hanno ancora mappato. Costruire il quadro completo prima di avviare i lavori evita di produrre documentazione parziale o fuori sequenza.
Non tutti gli adempimenti documentali hanno la stessa priorità: alcuni sono obbligatori e sanzionabili, altri sono raccomandati, altri ancora dipendono dalla categoria di rischio del sistema AI usato. Un parere preventivo consente di capire dove concentrare le risorse e in quale ordine procedere, senza disperdere effort su adempimenti non applicabili alla propria situazione.
Perché conviene
I vantaggi specifici in questa materia
L'AI Act impone obblighi documentali differenziati per categoria di rischio: i sistemi ad alto rischio richiedono documentazione tecnica, log di funzionamento e dichiarazione di conformità, mentre i sistemi a rischio limitato hanno obblighi molto più semplici — conoscere la differenza prima di avviare i lavori cambia il perimetro dell'adeguamento.
Il GDPR richiede già un registro dei trattamenti, informative aggiornate e contratti con i responsabili del trattamento: un parere preventivo chiarisce quali di questi documenti esistenti devono essere aggiornati per coprire anche gli obblighi AI Act, evitando di produrre documenti separati dove un aggiornamento di quelli esistenti è sufficiente.
Gli accordi con i fornitori di sistemi AI devono prevedere clausole specifiche sia GDPR (designazione come responsabili del trattamento) sia AI Act (obblighi del fornitore come "deployer"): sapere cosa chiedere prima di firmare o rinnovare un contratto riduce il rischio di dipendenze contrattuali non conformi.
Che domande puoi fare
Esempi di domande che ricevono un parere
“Quali documenti dobbiamo produrre o aggiornare per essere conformi all'AI Act, partendo da una situazione in cui il GDPR è già in ordine?”
“Dobbiamo tenere un registro dei sistemi AI che usiamo, separato dal registro dei trattamenti GDPR? Come si articola questo adempimento?”
“Il nostro fornitore di software AI non ci ha fornito documentazione tecnica: è un problema? Cosa possiamo chiedergli?”
“Le nostre informative privacy attuali coprono anche l'uso di sistemi AI che trattano dati degli utenti, o devono essere aggiornate?”
“Vogliamo fare un'autovalutazione della nostra posizione AI Act: da dove si comincia e quali sono i passaggi essenziali?”
Ambito e limiti
Cosa comprende e cosa no
Comprende
- ✓Parere scritto sugli adempimenti documentali AI Act e GDPR applicabili alla situazione descritta
- ✓Indicazioni sulla priorità degli adempimenti e sull'ordine in cui affrontarli
- ✓Chiarimento su quali documenti esistenti devono essere aggiornati e quali sono nuovi adempimenti AI Act
- ✓Materiale informativo cartaceo pertinente all'argomento
- ✓Preventivo scritto prima dell'inizio della consulenza
Non comprende
- ✕Redazione dei documenti specifici per la tua organizzazione (registro AI, informative, contratti)
- ✕Analisi tecnica dei sistemi AI in uso o dei contratti con fornitori già stipulati
- ✕Assistenza in un procedimento davanti al Garante o in sede giudiziale
- ✕Verifica della conformità di un sistema AI già in produzione
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Richiedi il preventivo
La consulenza preventiva è un parere scritto sugli adempimenti documentali generali richiesti da AI Act e GDPR nella situazione descritta, basato sulle informazioni fornite dal richiedente. Non sostituisce la redazione dei documenti specifici per l'organizzazione né l'analisi tecnico-giuridica della situazione concreta. L'Avv. Giuseppe Cuomo è iscritto all'Ordine degli Avvocati di Nocera Inferiore.